Power Automate ではじめる業務の完全自動化 (できるエキスパート)

Excel データの転記、ファイルの一括変換、承認に伴うフローの作成、Teams・Outlook への通知、SharePoint の操作、エラー処理やデバッグ、一度作ればあとは自動実行! ミスを減らして仕事を高速化できる。

毎日の転記や通知、承認の回覧といった定型作業を、Microsoft の Power Automate で仕組みに置き換えたい人に向けた一冊が『Power Automate ではじめる業務の完全自動化』 (太田 浩史 著、インプレス、2023 年 9 月 20 日発売) です。インプレスのできるエキスパートシリーズの一冊で、紹介文には、Excel データの転記、ファイルの一括変換、承認に伴うフローの作成、Teams と Outlook への通知、SharePoint の操作、エラー処理やデバッグが題材として挙げられ、一度作ればあとは自動で実行され、ミスを減らして仕事を速くできると説明されています。

基本編、活用編、応用編の 3 編 6 章の構成

本書は基本編、活用編、応用編の 3 編、全 6 章で組み立てられています。基本編は Power Automate の特徴と基本操作を扱う部分で、第 1 章「Power Automate とは「何か」を知ろう」と第 2 章「フロー作成の基本操作をマスターしよう」が入ります。活用編は社内の情報共有や身近な業務に役立つクラウドフローを実際に作る部分で、第 3 章「さまざまな通知を作成して情報の見落としを防ぐ」と第 4 章「身近な業務に役立つフローで効率化」が続きます。応用編は変数や式といった一歩進んだテクニックをまとめた部分で、第 5 章「思い通りのフローを作成するための一歩進んだテクニック」のあと、第 6 章「本番運用で役立つテクニックと大事な引継ぎ」で、作ったフローを業務で動かし続けることと引継ぎを扱います。題材には Excel データの転記やファイルの一括変換、承認に伴うフロー、Teams と Outlook への通知、SharePoint の操作が並び、エラー処理やデバッグも含まれます。扱うのはクラウド上で動くクラウドフローで、パソコンの画面操作を自動化するデスクトップ版の RPA は本書の主題ではありません。

業務フローを自動化するときに難しいところ

業務の自動化 を Power Automate のような道具で進める場合、操作手順を覚えること自体はそれほど難しくありません。つまずきやすいのは、普段の作業を「何をきっかけに始まり、どの条件で分岐し、どこへ結果を渡すか」という手順に分解する段階です。人が無意識に行っている判断、たとえば空欄があれば担当者に確かめる、金額が大きければ上長に回すといった例外の扱いを書き出さないままフローを組むと、想定外の入力で処理が止まったり、誤った値のまま次へ進んだりします。もう一つの壁は運用です。自動化したフローは担当者の手を離れて動き続けるため、失敗に気づける通知の仕組みと、フローのデバッグ で原因をたどる手順を用意しておかないと、止まったことに誰も気づかないまま業務が滞ります。紹介文がエラー処理とデバッグを明記しているのは、この部分が実務で欠かせないからだと考えられます。

Excel マクロとの使い分け、向いている読者

版元の分類は専門書の扱いで、図書館の分類では RPA の本として扱われています。Excel の中だけで完結する集計や整形なら、マクロと VBA で済む場合も少なくありません。どちらが合うか迷う場合は、Excel と VBA の本の選び方 と見比べると判断しやすくなります。一方で、Teams や Outlook、SharePoint をまたいで情報を受け渡し、承認の流れまで含めて仕組みにしたい場合は、Power Automate のほうが目的に合います。逆に、Microsoft 365 を使っていない職場や、プログラミング言語で自動化の処理を一から書きたい人には、本書の前提が合いません。

日々の転記や通知、承認の回覧に時間を取られていて、Microsoft 365 の環境がすでに手元にある人にとって、本書は一つずつの作業を自動化の手順に置き換えていくための手引きになります。紹介文に並ぶ題材のうち、自分の職場で毎日発生している作業から試していけば、空いた時間を判断が必要な仕事に回せるようになります。