できる Access クエリ＆レポート データの抽出・集計・加工に役立つ本 2019/2016/2013 ＆ Microsoft 365 対応(デキルアクセスクエリアンドレポートデータノチュウシュツシュウケイカコウニヤクダツホンニセンジュウキュウニセンジュウロクニセンジュウサンアンドマイクロソフトサンロクゴタイオウ)

Access に蓄積された膨大なデータベースを自由自在に抽出する、それが Access クエリです。本書はクエリの基本的な使い方から関数を使った効率的な抽出方法、 Excel との連携などビジネスに役立つテクニックを満載。さらに抽出したデータを住所録や請求書など用途にあわせて成形するレポートについても詳しく解説。この 1 冊で Access データの抽出から書類化まで一通り身に付きます。また、軽減税率の導入に伴う請求書の記載事項の変化にも対応。適格請求書等保存方式に対応した請求書の作り方が分かります。

Access のテーブルにデータは溜まっているのに、欲しい行だけを取り出して集計し、見られる帳票に仕上げる方法が分からない。『できる Access クエリ＆レポート データの抽出・集計・加工に役立つ本』は、その「入力の次」の段階でつまずく人に向けて、クエリによる抽出・集計からレポートによる書類化までを解説する実用書です。著者は国本温子氏ときたみあきこ氏、できるシリーズ編集部の編著で、 2020 年 10 月にインプレスから刊行されました。 Access の全機能を薄く広くなでる総合入門ではなく、クエリとレポートという 2 機能に絞って掘り下げる構成が最大の特徴です。

対応バージョンの範囲と刊行後の注意点

書名が明示する対応バージョンは Access 2019 ・ 2016 ・ 2013 と Microsoft 365 版です。この種の操作解説書は画面と手順の対応が命なので、購入前に自分の環境がこの範囲に入っているかを必ず確認してください。注意したいのは刊行が 2020 年 10 月である点で、その後に登場した Access 2021 などの買い切り版は対応表記の範囲外です。クエリやレポートの基本操作はバージョン間で大きくは変わらないものの、画面や機能配置の細部は異なり得ますし、 Microsoft 365 版は継続的な更新で画面が変わっていく契約形態なので、手順書としての一致度は刊行時点が基準になります。逆に、社内の Access がまだ 2013 や 2016 という職場では、対応範囲の広さがそのまま安心材料になります。

収録内容はクエリの基本から請求書レポートまで

版元の紹介によれば、内容はクエリの基本的な使い方から始まり、関数を使った効率的な抽出、 Excel との連携などのテクニックを経て、抽出したデータを住所録や請求書といった用途別の書類に成形するレポート機能の解説へ進みます。この 1 冊で「データの抽出から書類化まで」を一通り通せる射程です。特徴的なのは請求書まわりの実務対応で、軽減税率の導入 (2019 年 10 月) に伴う記載事項の変化を踏まえ、適格請求書等保存方式に対応した請求書の作り方を扱うことが明記されています。刊行は同方式の開始 (2023 年 10 月) より前なので、制度要件の細部はその後の改正で変わり得ます。レポートの作り方は本書で学びつつ、記載事項の要件そのものは国税庁の一次情報で確認する使い分けが安全です。

なぜ Excel でなく Access なのかという前提

技術的な背景を補足すると、 Access のクエリは SQL の問い合わせを画面上の設定で組み立てられるようにした仕組みで、元の データベース に手を加えずに「条件に合う行だけの仮想的な表」を何度でも再利用できるのが本質です。ここが、抽出のたびにシートを複製・加工しがちな Excel 運用との決定的な違いで、データ本体と抽出・集計のロジックを分離できるからこそ、月次の請求書発行のような定型業務が安定します。本書の主題であるクエリとレポートは、まさにこの分離を実務に落とし込むための 2 部品です。逆にテーブル設計そのものや VBA によるアプリケーション開発は本書の守備範囲ではないため、そちらはデータベース設計の専門書や開発者向けの解説書で補う必要があります。

前提として、 Access でテーブルにデータを入力する程度の基本操作はできることが想定ラインです。データベース理論を体系的に学びたい人や、 SQL を直接書く開発者志向の人には物足りませんが、事務の現場で「溜まったデータを毎月決まった形の帳票にする」仕事を抱えている人なら、手順の再現だけで日々の作業が置き換わるぶん元を取りやすい 1 冊です。職場のデータ整備が Excel 中心なら、Excel と VBA の本の選び方 と見比べて、どちらの道具に寄せるかを決めてから買うのが良い順番です。