今すぐ使えるかんたん Excel データベース 完全ガイドブック 業務データを抽出・集計・分析［2019/2016/2013/365 対応版］

Excel で大量のデータを扱う人向けに、データの効率的な入力方法から、テーブルやピボットテーブルを使ったデータの管理方法、必要なデータの抽出・集計方法を技集形式で解説します。Excel 2019/2016/2013/Microsoft 365 対応。

売上台帳や名簿のように行を積み上げていく Excel の表を、探す、絞り込む、集計する、グラフにするところまで使い切るための逆引き集が『今すぐ使えるかんたん Excel データベース 完全ガイドブック 業務データを抽出・集計・分析』 (井上香緒里 著、技術評論社、2021 年 1 月発売) です。技術評論社の「今すぐ使えるかんたん」シリーズの一冊で、書名の完全は書誌上コンプリートと読み、Excel 2019、2016、2013 と Microsoft 365 に対応します。版元は大量のデータを扱う人向けに、データの効率的な入力方法から、テーブルやピボットテーブルを使った管理方法、必要なデータの抽出と集計の方法を技集形式で解説する本と位置づけ、想定読者を業務で Excel を利用する人としています。

全 5 章の技集形式、データベース作成からピボットグラフまで

構成は全 5 章で、章題はいずれも「こんなときどうする?」型、技には 001 から 376 までの通し番号が振られています。第 1 章はデータベースの基本と作成で、リスト、フィールド、レコードといった用語から始まり、Excel をデータベースとして利用するときの注意点、連番やオリジナルの順番での入力、郵便番号から住所への変換、ふりがな、入力規則とフォーム、検索と置換、重複データの削除、大きな表の印刷、テーブルへの変換と集計行、CSV やタブ区切りのテキストファイル、Access、PDF からのデータ取り込みまでを扱います。第 2 章はデータ抽出と集計で、昇順と降順の並べ替え、複数条件やセルの色での並べ替え、オートフィルター、検索条件範囲を使った抽出、スライサー、テーブルの集計行、統合、小計が並びます。第 3 章は関数を使った抽出と集計、第 4 章はピボットテーブル、第 5 章はピボットグラフです。

関数とピボットテーブルの読みどころ、VLOOKUP と XLOOKUP

第 3 章は、1 つの条件や複数の条件に一致したデータの合計、件数、平均を求める技を中心に、今日や今月、曜日別、週別、月別といった日付条件の集計、特定の文字で始まるデータの集計、AND 条件と OR 条件の組み合わせ、非表示のデータを除いた合計、順位や偏差値まで進みます。関数名として SUBTOTAL 関数の集計方法の一覧、TEXT 関数の表示形式の記号、RANK 関数と RANK.EQ 関数の違いが項目になっており、第 1 章には VLOOKUP 関数の引数を絶対参照にする理由と、VLOOKUP 関数と XLOOKUP 関数の違いを扱う項目もあります。第 4 章のピボットテーブルは、土台の作り方と画面の見かたから、フィールド名やデータソースの参照に関するエラーメッセージが表示されたときの対処まで、つまずく場面を先回りして並べる作りです。第 5 章はピボットテーブルからグラフを作り、フィールドの入れ替え、表示するアイテムの絞り込み、ドリルダウンで詳細なグラフを表示する操作、通常のグラフとの違いを扱います。

Excel をデータベースとして使うときの作法と限界

Excel の表が扱いにくくなる原因の多くは、データそのものではなく表の作り方にあります。1 行に 1 レコード、1 列に 1 種類の値、先頭行に見出しという並びは、データベース の表と同じ規律で、これを守ったリストだけが並べ替え、フィルター、ピボットテーブルの対象になります。セルの結合や、データの途中に差し込まれた小計行、数値と文字が混ざった列は、この規律を壊して機能を止める典型です。テーブル機能はこの規律を Excel 側に覚えさせる仕組みで、行を追加すれば範囲が自動で広がり、数式は列名で書けるようになります。検索条件範囲を用意する抽出は、条件を表として宣言してから結果を得るという点でデータベースの問い合わせに近く、ピボットテーブルは項目ごとの集計を組み替えながら眺める道具です。一方で、複数人での同時更新、入力値の整合性を仕組みで守ること、数十万行を超える規模の処理は Excel の得意分野ではなく、本書の第 1 章がデータベースとして利用するときの注意点や Access からの取り込みを技として置いているのは、この境界を意識させるためと読めます。集計した数字から意思決定に使える示唆を引き出す データ分析 の入口として、まず手元の表を正しい形に整えるところから始められる本です。

業務で Excel を使う人に向き、2021 年 1 月時点の画面が前提

著者の井上香緒里氏は、電機メーカーに勤務した後、パソコンインストラクターを経てテクニカルライターとして独立し、テクニカルライターチーム「チーム・モーション」を立ち上げて Excel などを中心に IT 書籍や雑誌を執筆してきた人物で、操作につまずく場面を項目として立てる本書の作りにはインストラクターとしての経験が表れています。前提知識はセル入力や簡単な数式といった Excel の基本操作で足り、関数やピボットテーブルは初めてでも項目単位で読めます。注意点は、画面や手順が 2021 年 1 月時点の Excel を前提にしている点で、Microsoft 365 は機能が更新され続けるため、細部の画面が異なる場合があります。また逆引きの技集なので、データ分析の理論や統計の考え方を体系的に学ぶ本ではなく、VBA による自動化も対象外です。段階別の選び方は Excel 本の選び方ガイド が参考になり、本書は標準機能と関数で仕事を底上げする段階にあたります。

元が取れるのは、日々の業務で数百行から数万行の表を扱い、並べ替えや集計のたびに手作業や検索に時間を取られている人です。困った場面から目次を引いてすぐ手順に当たれる技集は、通読しなくても机の横に置いた日から効き始めます。手元の売上台帳や名簿を、探せて、絞れて、集計できる形に育てたい人にとって、本書は B5 変形判の実務用リファレンスとして手堅い選択です。