今すぐ使えるかんたん Access 2019 ［ Office 365/Office 2019 対応版］(イマスグツカエルカンタンアクセスニセンジュウキュウオフィスサンロクゴオフィスニセンジュウキュウタイオウバン)

パソコン操作解説の大定番「今すぐ使えるかんたん」シリーズに、 Access の解説書が登場です。大きい画面と詳細な手順解説で、 Access の使い方がよくわかります。
本書の大きな特徴は「基礎編」と「応用編」の 2 ステップで解説している点です。「基礎編」では、テーブル、クエリ、フォーム、レポートの作成方法をいちから丁寧に解説します。はじめて Access に触る方でも、基本操作をしっかり理解することができます。
「応用編」では、リレーショナルデータベースの作成を例に、クエリによるデータの抽出や更新、より実践的なレポートやフォームの作成、マクロの基本などを解説します。基本を理解したら、そのまま実務で役に立つ知識を身に付けてステップアップできます。
さらに、書籍の内容を試せるサンプルを無料で提供しているので、手を動かしながら Access の利用方法を理解できます。これから Access を使いはじめる人でも、この一冊があれば Access をバッチリ使いこなせます!
なお、本書は永続ライセンス版の最新バージョン「 Access 2019 」と、サブスクリプションモデルの「 Office 365 」版の Access の両対応になります。

Excel で管理してきた顧客名簿や受注台帳が数千行に膨らみ、同じ顧客の住所を何度も打ち直し、 VLOOKUP の入れ子で表をつないでいる。その段階で Access に移ろうと考えた人の最初の一冊として書かれたのが『今すぐ使えるかんたん Access 2019 [Office 365/Office 2019 対応版]』 (井上香緒里 著、技術評論社、 2019 年 7 月刊) です。パソコン操作解説の「今すぐ使えるかんたん」シリーズの Access 版で、大きな画面写真と手順ごとの解説というシリーズの型を守りながら、テーブル・クエリ・フォーム・レポートという Access の 4 つの要素を、はじめて触る人が一から追える構成になっています。永続ライセンス版の Access 2019 とサブスクリプションの Office 365 版の Access の両方に対応し、書籍の内容を試せるサンプルファイルが無料で提供されるため、手を動かしながら進められます。

概要編・基礎編・応用編、全 11 章の段階構成

構成は 3 編・全 11 章です。概要編の 1 章でデータベースとは何か、 Access を構成する要素とオブジェクト同士の関係、画面構成を押さえます。基礎編の 2 章から 5 章は、データを入力するテーブル、目的のデータを抽出するクエリ、入出力のためのフォーム、印刷のためのレポートを 1 章ずつ割り当て、単一のテーブルを中心に 4 つのオブジェクトを一巡させます。応用編の 6 章から 11 章では、複数のテーブルを関連づけるリレーショナルデータベースの作成 (リレーションシップの設定と参照整合性) 、複数テーブルからデータを抽出するクエリ、メイン/サブフォーム、グループ集計レポートとメイン/サブレポート、マクロを使ったメニュー画面の作成 (ファイルを開いたときの自動表示まで) と進み、終章では Excel や CSV のデータの取り込み・書き出し、バックアップ、最適化、パスワード設定といった運用面の機能を扱います。版元が示す対象読者は Access をはじめて使う人です。

Excel から Access へ、テーブルを分ける発想の壁

Access がとりわけ難しいと感じられる理由は、操作の複雑さよりも、データの持ち方の考え方が Excel と根本から違うことにあります。 Excel は 1 枚のシートに何でも書ける「 1 つの表」の世界ですが、データベース としての Access は、顧客と受注のようにデータを複数のテーブルに分け、共通の ID で結びつけて扱います。受注のたびに顧客の住所を繰り返し記録すると、住所変更のときに全行を直す必要が生じて矛盾の温床になります。これを避けるために表を分割していく考え方が データ正規化 で、存在しない顧客 ID を持つ受注を登録できないようにする仕組みが参照整合性です。またクエリはデザインビューの画面でマウス操作により組み立てられますが、その裏側では SQL が生成されており、 Access で身につけた抽出や集計の感覚は、後に他のデータベース製品へ進むときの足場になります。本書がリレーショナルデータベースを応用編に置き、まず単一テーブルで操作の全体像をつかませてから複数テーブルへ進む順序は、この発想の壁を初学者が越えやすい段階配置になっています。

事務・管理部門で Access を独学する人の前提と、向かない用途

前提知識は Windows の基本操作と Excel 程度の表の扱いに慣れていれば十分で、プログラミングの経験は要りません。著者の井上香緒里氏はテクニカルライターとして IT 書籍や雑誌の執筆を続け、短大で情報処理の非常勤講師も務めている人物で、画面の流れを省かずに追う本書の解説はその経歴と合っています。一方で、目次に VBA の章はなく、自動化はマクロの範囲にとどまるため、 VBA で業務アプリケーションを本格的に作り込みたい人には物足りません。多人数で同時利用する SQL Server などのサーバー型データベースの設計や、 Mac 版 Office (Access は含まれません) での利用にも向きません。また 2019 年 7 月時点の画面で解説されているため、更新が続く Microsoft 365 版ではリボンや配色の見え方が異なる箇所があり得ることは織り込んでおく必要があります。

Excel の重複入力や関数の入れ子に消耗している事務・経理・総務の担当者、顧客管理や在庫管理を 1 人か数人の規模で回している小さな組織の人が、この本で最も元を取れます。読み終えたときには、テーブルを設計し、クエリで必要なデータを抜き出し、フォームで入力し、レポートで印刷し、メニュー画面をつけて他の人に渡すという、小さな業務アプリケーションを 1 本作り切る一連の流れを自力で通せるようになります。 Access を「いつか覚えたいが敷居が高い」と先送りしてきた人にとって、サンプルファイル付きで画面を追いながら進める本書は、最初の一冊として堅実な選択です。