PDF 最強実務ワザ大全

●紙の文書を根こそぎ PDF 化! 作成・編集・共有を自在に
●「PDF は編集できない」は誤解! 修正して再利用しよう
●知らないと恥ずかしい! 「コメント」機能による赤字入れ
●無料アプリでここまでできる! PDF 編集の達人ワザ

書類はパソコンで作成するのが常識となり、ビジネス文書を“オンライン”でやり取りする機会が増えました。申請書などを電子化し、押印のために紙を回覧する手間を省こうという企業も増えています。ビデオ会議やチャットといった新たなコミュニケーションツールを使うようになり、紙の文書を見る機会が激減したという人も少なくないでしょう。

そんな状況において、利用頻度が増しているのが「PDF」です。アドビが開発したデジタル文書のフォーマットで、OS やアプリなどの環境が異なっても同じ見た目を再現できるファイル形式として、広く普及しています。ただし、その利点をフルに生かして使いこなしている人は、まだ少ないように思われます。

PDF の利点の 1 つに、簡単に編集や改ざんができないという特徴があります。そのため、ある程度オフィシャルな文書は PDF で配布・保管するという人は多いでしょう。一方で、「PDF は編集できない」と思っているとしたら、それは誤解です。編集禁止の設定をしていなければ、PDF に赤字でメモを書き加えたり、申請書などのひな型に文字を入力して完成させたりできます。一部の文字修正やページの入れ替え、挿入、抽出といった編集なら、無料のアプリや Web サービスでも可能です。手持ちの PDF を一部書き換えて再利用したり、PDF を Word 文書や Excel の表に変換して新たなテキスト / データとして取り込んだりと、PDF の活用範囲は多岐にわたります。

PDF が備える各種機能や便利な使い方をマスターすれば、仕事の無駄をなくし、業務効率をグンと上げることが可能です。「PDF で配布された申請書のひな型に、パソコン上で直接入力して提出したい」「PDF で保存された契約書を流用して別の契約書を作りたい」「PDF でもらった統計資料を Excel に取り込んで分析したい」……。ビジネスの現場で遭遇するさまざまな課題や悩みを解決するための実務的ノウハウを、本書ではたっぷり解説しています。

■180 度ベタッと開く特別製本 (コデックス装) を採用!
ページを押さえていなくても勝手に閉じることがないので、解説を読みながら両手で楽々パソコンを操作できます。
＜目次＞
はじめに
第 1 章 Acrobat Reader は初期設定で使うな!
第 2 章 PDF を素早く開く、快適に読む
第 3 章 見やすい PDF を適切に作成する
第 4 章 校正作業は「コメント」でペーパーレス
第 5 章 PDF の内容を追加・修正・流用する
第 6 章 紙の書類も PDF 化して再利用
第 7 章 PDF の悩みやトラブルを全面解決
第 8 章 「デジタル署名」で信頼性を証明
索引

PDF を開いて読むだけでなく、作る、直す、コメントで校正する、紙の書類から起こす、署名して信頼性を示すまでを、仕事の場面に沿って身につけるための本が『PDF 最強実務ワザ大全』 (鈴木 眞里子 著、日経 PC21 編、日経 BP、2023 年 3 月刊) です。版元の紹介文は「「PDF は編集できない」は誤解!」と掲げ、申請書のひな型にパソコン上で直接入力する、契約書を流用して別の契約書を作る、統計資料を Excel に取り込んで分析するといった課題を解決するための実務的なノウハウを解説すると説明しています。

全 8 章の構成、Acrobat Reader の設定からデジタル署名まで

目次は「はじめに」と全 8 章、索引で構成されています。第 1 章「Acrobat Reader は初期設定で使うな!」で閲覧ソフトの設定を見直すところから始まり、第 2 章「PDF を素早く開く、快適に読む」、第 3 章「見やすい PDF を適切に作成する」、第 4 章「校正作業は「コメント」でペーパーレス」、第 5 章「PDF の内容を追加・修正・流用する」、第 6 章「紙の書類も PDF 化して再利用」、第 7 章「PDF の悩みやトラブルを全面解決」と進み、第 8 章「「デジタル署名」で信頼性を証明」で終わります。版元は、解説を読みながら両手でパソコンを操作できるよう、180 度開くコデックス装の製本を採用したと案内しています。

PDF が編集しにくい理由と、編集できる範囲

PDF はアドビが開発した文書の形式で、版元の紹介文が書くとおり、OS やアプリが違っても同じ見た目を再現できることが大きな利点です。その代わりに、PDF の中の文字は段落や表といった意味のまとまりではなく、ページ上のどの位置にどの字を置くかという形で記録されていることが多く、ワープロの文書のように文章を流し直す前提にはなっていません。PDF を Word や Excel に変換すると体裁が崩れやすいのはこのためです。紹介文によれば、編集禁止の設定がされていなければ、赤字のメモを書き加えたり、ひな型に文字を入力したりでき、一部の文字修正やページの入れ替え、挿入、抽出なら無料のアプリや Web サービスでも可能です。どこまでなら手元の道具で直せて、どこからは元の文書に戻るべきかを知っておくことが、PDF を扱う時間を短くする近道です。

紙の書類の PDF 化とデジタル署名の背景

紙をスキャンしただけの PDF は、見た目は文書でも中身は画像なので、そのままでは文字を検索したり写し取ったりできません。再利用するには、画像の中の文字を読み取ってテキストとして埋め込む処理が要ります。第 8 章が扱うデジタル署名は、文書の内容から ハッシュ と呼ばれる短い値を計算し、それを署名者だけが持つ秘密鍵で処理して添える仕組みです。受け取った側は署名者の公開鍵で検証し、署名の後に文書が書き換えられていないこと、署名者が誰かを確かめられます。この公開鍵と秘密鍵の組を使う考え方は、暗号化 の技術のうち非対称鍵の方式に属します。押印のために紙を回覧していた手続きを電子化する場面で、見た目の印影ではなく改ざんの有無を確かめられる点が、デジタル署名を使う理由です。

向いている読者、PDF を受け渡す仕事の多い人

この本が合うのは、申請書や契約書、資料を PDF で受け取って返すことが多く、印刷して手書きし、スキャンし直すといった遠回りをしているビジネスパーソンです。逆に、プログラムから PDF を生成したり、PDF の仕様の内部構造を学んだりしたい開発者には、目的に合う本が別にあります。2023 年 3 月刊の本なので、操作画面はその時点の Acrobat Reader などの環境を前提にしています。PDF で届いた書類に直接書き込んで返したい人、校正の赤字を紙でなくコメントでやり取りしたい人、署名付きの文書を扱う手続きを任された人にとって、仕事の場面ごとに章が分かれた本書は、日々の事務の手戻りを減らす手元の 1 冊になります。