誰でもできる! Google Workspace 導入ガイド

Google Workspace の導入支援を行うサテライトオフィスが導入のノウハウをまとめた書籍で、2019 年発行の『誰でもできる! G Suite 導入ガイド 第 2 版』の改訂版です。大手企業であれば SIer に導入作業を委託できますが、中小企業ではなかなかその経費を算出できません。そのため、同社では、なるべく導入作業は、顧客の IT 部門に自ら行ってもらうよう案内しています。本書は、そうした流れを支援するためのガイドとして活用できる内容です。1) 個々のユーザー向けの機能説明部分、2) IT 部門の管理者向けの導入・運用時のノウハウ部分、3) IT 部門や経営者が参考になる Google Workspace 導入の成功事例紹介ーという 3 つのパートで構成しています。

『誰でもできる! Google Workspace 導入ガイド』 (荒木 孝一、井上 健語 著、株式会社サテライトオフィス 監修、日経 BP、2022 年 3 月 19 日発売) は、Google Workspace の導入支援を行うサテライトオフィスが導入のノウハウをまとめた書籍です。版元の紹介文によれば、2019 年発行の『誰でもできる! G Suite 導入ガイド 第 2 版』の改訂版にあたります。紹介文は、大手企業であれば SIer に導入作業を委託できる一方、中小企業ではなかなかその経費を算出できないため、同社がなるべく顧客の IT 部門に自ら導入作業を行ってもらうよう案内しており、本書はその流れを支援するガイドとして活用できると説明しています。

3 部 12 章の構成、Gmail から Google Meet までの基本操作

目次は、第 1 部「ユーザーが知っておきたい機能概要のすべて」 (第 1 章から第 7 章)、第 2 部「管理者が知っておきたい導入・設定のすべて」 (第 8 章から第 11 章)、第 3 部「導入事例」 (第 12 章) の全 12 章です。第 1 部は、第 1 章「Google Workspace とは」に続いて、Gmail、Google カレンダー、Google ドライブとドキュメント、Google サイト、Google Meet と Google チャットの基本操作を章ごとに扱います。第 4 章はドライブに加えてスプレッドシート、ドキュメント、スライド、図形描画、フォームの利用を取り上げ、第 5 章はサイトの社内公開とインターネット上への公開に続いて、サテライトオフィス・ポータルサイトの申し込みと構築の流れを扱います。第 7 章「その他のアドオン」は、サテライトオフィスのアドオンを 19 の節で紹介する章で、組織カレンダーと施設予約、組織アドレス帳、掲示板と回覧板、勤怠管理、メール誤送信防止、安否確認などが並びます。

管理者の基本設定、メール移行と 2 段階認証

第 2 部は、第 8 章「導入前に必要なこと」で目的と自社環境の明確化、導入スケジュールの決定を置き、第 9 章「基本設定の手順」で管理者アカウントとユーザーアカウントの登録、支払い情報、組織部門とグループの管理、管理者権限の設定と付与、モバイル端末の管理設定、各サービスの詳細設定を扱います。第 10 章「応用設定の手順」は、従来システムからのメール移行、メール移行ツールの活用、二重化によるメール移行、企業内のセキュリティ、ユーザーの 2 段階認証、パスワードの監視と設定、スマートフォンとの連携、使用状況の確認を取り上げます。第 11 章「導入時のノウハウと注意点」は、小規模による試験導入時と全社導入時を分けて扱います。

クラウド型グループウェアの導入で設定する側に残る判断

Google Workspace は、メール、予定表、ファイル共有、ビデオ会議をブラウザーから使う クラウド 型のサービスです。自社でサーバーを置く形のグループウェアと違い、サーバーの運用やソフトウェアの更新は提供側が担いますが、アカウントと組織部門の設計、誰にどの管理者権限を与えるか、旧メールシステムからの移行の手順、端末とログインの制御は、導入する組織の設定として残ります。2 段階認証は、パスワードに加えて別の要素を求める 多要素認証 の一つの形で、アカウントの乗っ取りを防ぐための設定です。1 回の認証で複数のサービスに入れる シングルサインオン は、社内の既存の認証基盤とログインをそろえる仕組みで、第 7 章にはシングルサインオンと AD 連携を扱うアドオンの節もあります。

導入事例 5 社と、版元が挙げる 3 つのパート

第 3 部の第 12 章「成功した導入事例」は、ミサワホーム、FOOD&LIFE COMPANIES、北海道ガス、ツカダ・グローバルホールディング、島村楽器の 5 社の導入事例を収めています。本書の操作と設定の説明は、2022 年 3 月の刊行時点の Google Workspace を前提にしています。版元の紹介文は、個々のユーザー向けの機能説明、IT 部門の管理者向けの導入 / 運用時のノウハウ、IT 部門や経営者が参考になる導入の成功事例紹介という 3 つのパートを挙げており、本書は利用者の基本操作から管理者の設定、導入の事例までを 1 冊に収めています。