PDF 仕事がはかどる! 効率 UP 術

書類の PDF 化から編集、スマホでの活用まで! 目から鱗の驚愕技で貴方のビジネスが加速する。驚きの 98 技＋26 アプリが大集合。

『PDF 仕事がはかどる! 効率 UP 術』 (リンクアップ 著、技術評論社、2015 年 5 月刊) は、今すぐ使えるかんたん文庫の 1 冊で、PDF 文書をより便利に使いこなすためのテクニックを集めた本です。版元は、無料で入手できるソフトを使った PDF の作成、編集、印刷、ほかの文書形式から PDF への変換、スキャナーを使った紙の文書の整理を紹介すると案内し、対象として PDF のさまざまな活用方法を知りたい人を挙げています。書誌の紹介文には、書類の PDF 化から編集、スマートフォンでの活用までを 98 の技と 26 のアプリで扱うとあります。

閲覧からセキュリティまで、全 6 章と付録の構成

第 1 章 (閲覧編) は Acrobat Reader での表示に始まり、拡大と縮小、ページの移動とサムネール、表示方法と向きの変更、テキストのコピー、図の取り出し、スナップショット、検索、ほかの人のコメントの確認、自動スクロール、スマートフォンでの閲覧を扱います。第 2 章 (作成編) は Word や Excel からの変換、インターネット上での Office ファイルの変換、Web ページの変換、スキャナーで読み取った文書や領収書、冊子の PDF 化、仮想プリンター、スマートフォンでのスキャン、Google ドライブのファイルの PDF 化、入力欄のある PDF の作成です。第 3 章 (編集編) は分割と結合、白黒への変換、テキストや取消線、マーカー、コメント、手書きの書き込み、ブックマークと目次、図版や電子印鑑の挿入、リンクの追加、透かしの削除、トリミングと回転、スマートフォンでの編集を取り上げます。第 4 章 (印刷編) は部数や範囲の指定、両面印刷と白黒印刷、出力サイズ、複数のページを 1 枚にまとめる印刷と 1 ページを複数の用紙に分ける印刷、注釈の印刷、小冊子、Google ドライブの PDF の印刷とコンビニプリントです。第 5 章 (活用編) は既定の PDF ビューアーの設定、複数ファイルのまとめての検索、コメントへの返信、圧縮、Word や Excel の文書への変換、Google ドライブと Dropbox での管理と共同編集、Evernote での活用、iPhone と Android への取り込みを扱い、第 6 章 (セキュリティ編) はロックとその解除、印刷や編集の制限、パスワードを忘れた時の対処、文章の一部の黒塗り、スマートフォンでのロックのかかった PDF の表示に進みます。巻末の付録はソフトとアプリのインストールです。

スキャンした PDF の検索と、仮想プリンターでの作成

スキャナーやスマートフォンのカメラで紙を読み取って作った PDF は、ページ全体が 1 枚の画像で、文字に見える部分も文字のデータを持っていません。そのままでは検索もコピーもできないため、画像の中の文字を認識して文字のデータを重ねる OCR (光学文字認識) を使います。第 2 章は、スキャンした PDF の「テキスト検索」を可能にする項目と、OCR ソフトで「テキスト検索」を可能にする項目を並べています。仮想プリンターは、印刷の操作で紙の代わりに PDF のファイルを出力する仕組みで、印刷のできるアプリであれば、PDF の書き出しの機能を持たなくても PDF を作れます。

パスワードによる保護と黒塗りの扱い

PDF のパスワードには、文書を開くためのものと、印刷や編集を制限するためのものの 2 種類があります。開くためのパスワードを設定すると文書の中身が 暗号化 され、パスワードを知らない人は開けません。印刷や編集の制限は、PDF を表示するソフトがその設定に従うことで効く仕組みで、閲覧そのものは止めません。第 6 章は文章の一部を黒く塗りつぶす項目を置き、章末のコラムで PDF のセキュリティ解除に伴う危険を扱います。本書は、PDF の閲覧、作成、編集、印刷、クラウドとスマートフォンでの活用、セキュリティを全 6 章と付録に収めています。