やってはいけない Excel--「やってはいけない」がわかると「Excel の正解」がわかる

最も身近な仕事のツールである Excel。ついつい、こんな使い方をしていないでしょうか?「取引先と Excel ファイルをメールでやりとり」「データを月別にファイルやシートに分けている」「Excel 方眼紙を愛用」「Excel で紙の資料や伝票を再現してしまうことがある」「プリントアウトのことを考えて、どう罫線を引けばよいか迷ってしまう」「クイックアクセスツールバーをクリックして操作している」「消費税の計算で ROUNDDOWN 関数を使っている」……。「これはやったほうがいいよ」「こうすると速いよ」と教えてもらうことはあっても、「Excel でこれをやるのはダメ」とは、なかなか指導してもらえないものです。本書は、まわりは教えてくれないけれど、ついついやってしまいがちで、仕事のパフォーマンスにブレーキをかけている Excel の“やってはいけない”を幅広く集めました。心得から始まって、ファイル、見た目、データ入力、操作、数式・関数、集計と、幅広く網羅。“やってはいけない”をキレイに一掃すれば、明日からの Excel 仕事がぐっとよくなります。

『やってはいけない Excel 「やってはいけない」がわかると「Excel の正解」がわかる』 (井ノ上陽一 著、技術評論社、2019 年 9 月刊) は、仕事で Excel を使う人が無意識に続けている操作や表の作り方を「やってはいけない」の形で取り上げ、それぞれに代わりの方法を添えた実務書です。版元の著者紹介によると、井ノ上陽一は税理士で、総務省統計局、税理士事務所、IT 企業を経て独立し、セミナーや個別コンサルティング、ブログと書籍で Excel の使い方を伝えています。版元は対象として、仕事で日常的に Excel を使う人、Excel 初心者からステップアップしたい人、独学で身につけた Excel スキルを見直したい人を挙げています。

心得から集計までの全 7 Part と 82 の Lesson

目次は Part1 の Excel の心得から始まり、Excel ファイル、見た目、入力、操作、数式 / 関数と進んで、Part7 の集計で終わる全 7 Part です。Lesson は 1 から 82 まで通し番号で続き、多くの Lesson は、やってはいけないことと代わりにすることの 2 文を題にしています。たとえば Lesson5 は「Excel ファイルをメールでやりとりしてはいけない。PDF・共有を使う。」、Lesson24 は「Excel でアンケートをつくってはいけない。Google フォームを使う。」です。Part1 には、表計算ソフトを単体で買わずに Office 365 Solo を買う、無理にマクロを使わず Excel ですむなら Excel でやる、といった道具の選び方の Lesson も入っています。

Excel 方眼紙と月別のシートの Lesson

データ分析 は、集めたデータを集計やグラフで読み解く作業です。本書の Part2 には Lesson12「月別にファイル、シートを分けてはいけない。1 枚のシートに入れる。」と Lesson13「Excel 方眼紙を使ってはいけない。紙ではなくデータとして Excel を使う。」があり、Part4 の Lesson41 はセルを結合せずに［選択範囲内で中央］を使う方法を挙げています。Part7 は INDIRECT 関数、「取得と変換」による複数のファイルからのデータの取り込み、テーブルとピボットテーブルを扱い、SUMIF 関数、SUMIFS 関数を使わずにピボットテーブルを使う Lesson82 で終わります。

キーボード操作と関数の Lesson

Part4 から Part6 には、キーボードで操作を短くする Lesson を扱います。上のセルのコピーに Ctrl + D、英数への変換に F10、セルの編集に F2、検索と置換に Ctrl + F と Ctrl + H、オート SUM の代わりに Alt + Shift + = を使う、といった具合で、Part5 はセルの選択、移動、元に戻す操作、ダイアログの確定、シートのコピーをマウスでなくキーで行う Lesson で構成されています。Part6 は VLOOKUP 関数、絶対参照、CELL 関数、DATE 関数、IFERROR 関数、WORKDAY 関数のほか、Lesson68「消費税計算では ROUNDDOWN 関数を使わない。INT 関数を使う。」を収めています。INT 関数は小さい方の整数へ切り捨てる関数で、ROUNDDOWN 関数は 0 に近い方へ切り捨てる関数です。

Excel と VBA の本の選び方は Excel / VBA 本ガイド にまとめています。本書は、仕事の Excel を、心得、ファイル、見た目、入力、操作、数式 / 関数、集計の全 7 Part にわたり、82 の Lesson で「やってはいけない」と代わりの方法の組として示しています。