Access のデータベースのツボとコツがゼッタイにわかる本 2021/2019/Microsoft 365 対応

「データベースって何?」、「Access でデータベースを作成したい」といった方のための Access の入門書です。
第 1 章 リレーショナルデータベースことはじめ
第 2 章 データベースを作ろう
第 3 章 テーブルの作成
第 4 章 クエリでデータを検索
第 5 章 リレーショナルデータベース
第 6 章 フォームでデータを入力
第 7 章 レポート

Excel で表を増やし続けて限界を感じたとき、次の道具として名前が挙がるのが Microsoft Access です。『Access のデータベースのツボとコツがゼッタイにわかる本 2021/2019/Microsoft 365 対応』 (立山秀利 著、秀和システム、2023 年 3 月刊) は、版元が「データベースって何?」、「Access でデータベースを作成したい」といった方のための Access の入門書と位置づける一冊で、蔵書データベースと受注管理データベースを作りながら、リレーショナルデータベースの考え方と Access の操作を同時に身につける構成です。シリーズ名は「最初からそう教えてくれればいいのに!」で、対応バージョンは書名どおり Access 2021、2019、Microsoft 365、版元サイトではダウンロードの提供有りと案内されています。

全 7 章と資料 6 本の構成、テーブルからレポートまで

構成は全 7 章と巻末の資料 6 本です。第 1 章「リレーショナルデータベースことはじめ」でデータベースとは何か、フィールドとレコードとテーブルの関係、Access はなぜ難しいと言われるのかを押さえ、第 2 章「データベースを作ろう」でデータベースの新規作成と Access の「オブジェクト」の考え方を学びます。第 3 章「テーブルの作成」はテーブルの設計、フィールドのデータ型、主キー、フィールドプロパティ、データシートビューでの入力までで、ここでテーブル「本」を作ります。第 4 章「クエリでデータを検索」は選択クエリを軸に、完全一致と部分一致、比較演算子、And 条件と Or 条件、演算フィールド、関数と IIf 関数、更新クエリと削除クエリまで 11 節を割く、節の数が最も多い章です。第 5 章「リレーショナルデータベース」で注文と商品の 2 つのテーブルを関連付け、リレーションシップの設定、参照整合性、リレーションシップの種類、結合の種類、複数のテーブルからの検索へ進みます。第 6 章「フォームでデータを入力」と第 7 章「レポート」は入力画面と印刷物の作り方で、フォームウィザード、サブフォーム、選択クエリからのレポート作成を扱います。目次では第 4 章までの学習に用いるサンプルと第 5 章以降のサンプルが分かれており、資料には、重複するデータを除く選択クエリとグループ化して集計する選択クエリ、Access のマクロ機能、ナビゲーションフォーム、データマクロ、データの正規化、Access 2021 の新機能が並びます。

Excel と何が違うのか、テーブルとクエリに分ける理由

Access が難しいと言われる理由の多くは、Excel では 1 枚のシートに同居していたデータの置き場所、絞り込みの操作、入力の画面、印刷の体裁を、テーブル、クエリ、フォーム、レポートという別々のオブジェクトに分けて設計する点にあります。テーブルではフィールドごとにデータ型を決め、行を一意に識別する主キーを置き、検索や並び替えを速くするために データベースインデックス を設定します。データを取り出す操作は表を直接いじるのではなくクエリとして保存するので、同じ抽出条件を何度でも再利用でき、更新や削除も条件付きで一括して行えます。第 5 章の主題であるリレーションシップは、注文と商品のように性質の異なる情報を別のテーブルに分け、共通の値で結び付ける仕組みで、参照整合性は商品の一覧に無い商品を注文側に登録できないようにする制約、結合の種類は 2 つのテーブルを突き合わせたときにどちらの行を残すかの決め方です。テーブルを分ける根拠となる考え方は巻末の資料 5 で データ正規化 として補われています。この分業が Excel との決定的な差で、最初にここを理解すると、以降の操作はどのオブジェクトで何をするかの問題に整理されます。

Access 初心者の前提知識と、VBA や SQL を求める人に向かない点

版元は、初心者でもつまずかずに Access を習得できるように解説した入門書と述べ、Access 自体を個人やお店、小規模な企業などがパソコンで手軽に本格的なデータベースを作るのに適したソフトと位置づけています。第 1 章がデータベースとは何かの定義から始まるため、データベースの用語を知らない状態から読み始められます。一方で、目次に VBA の項目は無く、マクロは資料 2 と資料 4 で触れる扱いで、SQL の構文も目次には現れません。Access で業務アプリケーションをコードで作り込みたい人や、サーバー型のデータベース管理を学びたい人は、本書でリレーショナルデータベースの土台を作った後に別の本へ進む位置づけです。対応バージョンは 2021、2019、Microsoft 365 なので、それより前の Access を使い続けている環境では画面や機能が一致しない箇所があり得ます。

店や部署の在庫、会員、蔵書のような情報を Excel のシートで管理していて、重複や入力ミス、集計の手間に悩んでいる人が、テーブル設計から入力フォームと印刷用レポートまでを一通り自分で作れるようになることが本書のペイオフです。版元の紹介文にあるとおりカエル君と一緒に蔵書データベースと受注管理データベースを完成させる形式なので、手元に Access 2021、2019、Microsoft 365 のいずれかがあれば、読みながら同じものを作って確かめられます。その先で SQL や設計の本へ進む順序は データベース本の選び方 が参考になります。Excel の限界を感じている人が、データベースという道具を自分の業務に持ち込む最初の一冊として、堅実な選択です。