エンジニアを説明上手にする本 相手に応じた技術情報や知識の伝え方

説明下手なエンジニアを変える、わかりやすい説明の技術・パターン・プロセスを伝授!

IT 技術者は、顧客向けの使用方法解説、経営者向けのシステム提案、新人向けの技術教育など、
自分の持つ技術情報や知識を他者に伝えなければならない場面にしばしば遭遇します。

そういった場面では、わかりやすく相手の立場に応じた的確な説明をする「説明力」が必要ですが、
専門的なスキルを持つ技術者がそれらを身に付ける機会は残念ながらなかなか多くありません。

そこで本書では、わかりやすい説明をするために重要な 3 つのフェーズ
・プランニング (材料出しと情報の整理)
・ライティング (情報のつなぎ・整形)
・デリバリー (口頭説明)
に分けて、技術者が説明力をアップするための多数のテクニックを例とともに紹介します。

IT 技術者に向け、複雑な情報をわかりやすく表現するための研修を多数行う著者による、
「説明が苦手なエンジニア」必読の一冊です。

まえがき

第 1 章 「説明する」場面によって押さえるべきポイントはこんなに違うもの
1.1 まずは「説明」する仕事の全体像を俯瞰してみよう
1.2 説明力向上のための超基本の大原則「分類してラベルを付ける」
1.3 1 日 3 分・3 行ラベリングのススメ
1.4 上級ビジネスパーソンに話をするための 10 箇条
1.5 場面に応じて「ターゲット」を分析する習慣を持とう

第 2 章 プレゼンテーションの種類と段取り
2.1 「説明上手」になるために必要な「知識」はごく少ない
2.2 「プレゼンテーション」の定義とは?
2.3 プレゼンテーションは大まかに 2 種類あると考える
2.4 「説明」のプロセスを考える

第 3 章 プランニングとライティングの基本とは
3.1 プランニングのコツ
3.2 ライティングのコツ

第 4 章 デリバリー: 口頭説明の技術を知っておこう
4.1 口頭説明の技術とは?
4.2 ボイスコントロール
4.3 ジェスチャー
4.4 インタラクション
4.5 プレゼンス

第 5 章 情報を構造化するパターンを知っておこう
5.1 なぜ構造化が必要なのか?
5.2 因果関係を表すパターンのバリエーション
5.3 フロー & コメントのパターン
5.4 「仕組み」が見えるように構造化する

あとがき
索引

技術を正しく理解していることと、それを相手に伝わる形で説明できることは別の技能です。『エンジニアを説明上手にする本 相手に応じた技術情報や知識の伝え方』 (開米 瑞浩 著、翔泳社、2016 年 12 月刊) は、顧客向けの使用方法の解説、経営者向けのシステム提案、新人向けの技術教育といった場面で、相手の立場に応じた説明をどう組み立てるかを IT 技術者向けに解説した本です。版元の紹介文は、説明の仕事をプランニング (材料出しと情報の整理)、ライティング (情報のつなぎ / 整形)、デリバリー (口頭説明) の 3 つのフェーズに分け、説明力を上げるテクニックを例とともに紹介すると案内しています。著者は、IT 技術者に向けて複雑な情報をわかりやすく表現するための研修を多数行っていると紹介されています。

全 5 章の構成、ラベル付けの原則から情報の構造化まで

本文は全 5 章で、まえがき、あとがき、索引が付きます。第 1 章は説明する場面ごとに押さえるべき点の違いを扱い、説明の仕事の全体像を俯瞰したうえで、説明力向上の大原則として「分類してラベルを付ける」ことを掲げます。同じ章には、1 日 3 分 / 3 行のラベリングの勧め、上級ビジネスパーソンに話をするための 10 箇条、場面に応じてターゲットを分析する習慣の節が並びます。第 2 章「プレゼンテーションの種類と段取り」でプレゼンテーションの定義と説明のプロセスを整理し、第 3 章「プランニングとライティングの基本とは」と第 4 章「デリバリー: 口頭説明の技術を知っておこう」が、紹介文の 3 つのフェーズを順に受け持ちます。第 4 章はボイスコントロール、ジェスチャー、インタラクション、プレゼンスの節を含み、話し方を技術として分解しています。最後の第 5 章「情報を構造化するパターンを知っておこう」は、構造化が必要な理由に続いて、因果関係を表すパターンのバリエーション、フロー & コメントのパターン、仕組みが見えるようにする構造化を扱います。

技術の説明で問われる情報の並べ方

技術者の説明では、知識の量とは別に情報の並べ方が問われます。話し手の頭の中で前提になっている用語や因果関係が聞き手の側には無いため、正確に話そうとしても、相手が途中で筋を見失うことがあります。仕様書や設計書のような文書で、読み手を想定して情報を選び、順序と粒度を整える技能は テクニカルライティング と呼ばれ、開発の現場では要件の合意やレビューの質に関わります。口頭の説明でも事情は同じで、経営者のように技術の詳細より判断の材料を求める相手に話すときは、何を省き何を先に言うかの選択が要ります。本書の第 1 章が掲げる分類とラベル付けの原則と、第 5 章がまとめる因果関係やフローを表す型は、どちらもこの並べ方に関わる部分です。非エンジニアの上司や関係者に 技術の判断を伝えるための読書 の手がかりは、別の記事でも取り上げています。

説明の場面が多い IT 技術者に向く理由と、向かない目的

本書が想定するのは、顧客への案内、システムの提案、新人の教育のように、自分の技術情報や知識を他者へ伝える場面を持つ IT 技術者です。目次にあるのは説明の段取り、文章と口頭説明の技術、情報の構造化であり、特定の技術そのものの解説や、スライド作成ソフトの操作手順を扱う章はありません。そうした内容は本書の範囲外です。日々の読書を言語化の練習に変えていく方法は、説明がうまい人の読書 の記事で扱っています。

説明して伝わらなかった経験を重ねている人や、提案や教育の場面で話の組み立てに時間がかかっている人にとって、本書は説明の仕事をプランニング、ライティング、デリバリーの 3 つに分けて扱います。第 1 章のラベル付けの訓練から始め、自分が苦手なフェーズの章へ進む読み方ができます。