自分でつくる Access 販売・顧客・帳票管理システム

お客様情報や商品情報を 1 つにまとめ、受注・納品までを一括管理する「販売管理システム」を作りたい!
本書は 1 冊を通して Microsoft Access を使ったデータベースシステムの開発を体験していきます。商品管理や顧客管理のデータベースを内包した、小さな会社やお店で実際に活用できるような販売管理システムを構築します。
Excel の経験はあるけど Access は使ったことがない、という方のために基本操作から分かりやすく解説していきます。
［Access 基礎編］
Chapter 1 Access の基礎知識
Chapter 2 商品管理システムを作ろう
Chapter 3 顧客管理システムを作ろう
［データベース構築編］
Chapter 4 販売管理システムを設計しよう
Chapter 5 受注管理用のフォームを作ろう
Chapter 6 納品書発行の仕組みを作ろう
Chapter 7 販売管理システムを仕上げよう
［データ分析編］
Chapter 8 販売データを分析しよう

小さな会社やお店が、販売と顧客の記録を一つの仕組みにまとめるための実習書です。『自分でつくる Access 販売・顧客・帳票管理システム』 (きたみあきこ 著、マイナビ出版、2022 年 5 月刊) は、Microsoft Access を使い、商品管理と顧客管理のデータベースを内包した販売管理システムを 1 冊を通して作り上げる構成です。副題は「2021/2019/2016、Microsoft 365 対応」で、版元は Excel の経験はあるけれど Access は使ったことがない人に向けて、基本操作から解説すると案内しています。

全 8 章の構成、商品管理から販売データの分析まで

目次は 3 つの編に分かれた全 8 章です。「Access 基礎編」は Chapter 1「Access の基礎知識」、Chapter 2「商品管理システムを作ろう」、Chapter 3「顧客管理システムを作ろう」の 3 章で、版元の紹介では顧客管理のテーブル 1 つのシンプルなデータベースで基本操作を学ぶ段とされています。「データベース構築編」は Chapter 4「販売管理システムを設計しよう」、Chapter 5「受注管理用のフォームを作ろう」、Chapter 6「納品書発行の仕組みを作ろう」、Chapter 7「販売管理システムを仕上げよう」の 4 章で、販売管理システムの作成に加えて、商品管理や受注伝票などの帳票作成もここで行います。「データ分析編」は Chapter 8「販売データを分析しよう」で、作ったシステムにたまった販売データを分析して販売戦略に役立てる段です。版元は、納品書の発行から売上の分析、消費税にも対応していると紹介しています。

Excel の表と Access のデータベースは何が違うのか

Excel の表と Access の違いは、データの持ち方にあります。Excel で受注を管理すると、受注のたびに顧客の名前や住所、商品名や単価を 1 行に書き写すことになり、顧客の住所が変われば過去の行を探して直す手間が生じ、書き写しの誤りも混ざります。データベース では、顧客、商品、受注をそれぞれ別のテーブルに分け、受注の側には顧客や商品を指す番号だけを持たせて、必要なときにクエリで結び付けます。この分け方を体系にした考え方が データの正規化 で、同じ情報を 1 か所にだけ置くことで更新の食い違いを防ぎます。1 枚の受注伝票や納品書に複数の明細が付く形は、テーブルを分けて結び付ける設計がそのまま効く典型の場面です。Access はテーブル、クエリ、フォーム、レポートを 1 つのファイルの中で扱え、入力画面としてのフォームと印刷用の帳票としてのレポートまで同じ道具で作れるため、表計算から一歩進めたい人が業務の仕組みを自分の手で組める環境になっています。

サンプルデータベースと対応版、自社向けに手直ししたい人へ

版元のサポートサイトからは、本書で作るサンプルデータベースをダウンロードでき、版元はそれを自分の業務に合わせてカスタマイズできると案内しています。対応する版は副題のとおり Access 2021、2019、2016 と Microsoft 365 で、手を動かすにはそのいずれかの Access を使える環境が要ります。本書は販売管理という 1 つの題材を最後まで通す構成です。データベースの設計を SQL から学ぶ本の整理は データベース本ガイド にあります。

本書は、商品管理と顧客管理から始め、受注のフォーム、納品書の発行、販売データの分析までを、1 つの販売管理システムを作る流れとして全 8 章に収めています。