今すぐ使えるかんたん mini Excel 文書作成 基本 & 便利技［Excel 2019/2016/2013/Office 365 対応版］

普段 Excel を使っているので、簡単なビジネス文書も Excel で作ってしまいたい、Excel の機能を使って便利な書類を作りたいと考える人向けに、Excel での文書作成の基本と Excel の機能を使った Word ではできない便利な書類作成方法を紹介します。本書内で使用したサンプルはダウンロードで提供します。本書の内容は、Excel 2019 および Windows 10 環境で解説、サンプルは Excel 2019/2016/2013/Office 365 対応です。

『今すぐ使えるかんたん mini Excel 文書作成 基本 & 便利技［Excel 2019/2016/2013/Office 365 対応版］』 (稲村暢子 著、技術評論社、2019 年 11 月刊) は、ふだん Excel を使っている人が、簡単なビジネス文書や便利な書類を Excel で作るための操作を全 6 章にまとめた本です。版元は、Excel での文書作成の基本と、Excel の機能を使った Word ではできない書類の作り方を紹介する本と案内しています。解説は Excel 2019 と Windows 10 の環境で行われ、本書で使うサンプルはダウンロードで提供され、Excel 2019/2016/2013/Office 365 に対応しています。

作る文書の種類で分けた全 6 章の構成

第 1 章「Excel による文書作成とは」で Excel で文書を作るメリットと作成時のポイントを整理し、第 2 章「標準的な構成のビジネス文書」では、印刷の向きと用紙のサイズの設定、日付と宛名と差出人の入力、行間と書式の調整、日付の和暦表示、PDF 形式での保存、印刷までを 1 通の文書を仕上げる流れで扱います。第 3 章「複雑なレイアウトの文書」は縦書き、押印欄の罫線、テンプレートとしての保存、ワードアート、画像、テキストボックス、記号や特殊文字、グラフ、図表、文書全体のデザインの変更を取り上げます。第 4 章「自動計算や入力コントロールができる便利な文書」は合計を求める関数、消費税の計算、商品番号に対応する商品名の自動表示、空欄の時のエラーの非表示、数式の保護、日付だけを入力させる設定、リストからの選択、チェックボックス、ファイルのパスワードを扱います。第 5 章「効率よく作成できるリストや名簿文書」と第 6 章「思い通りに仕上げる Excel 文書の印刷」が後半です。

セルの格子の上に文書を組む Excel の性質

Word は文字が行に沿って流れ、ページの端で自動的に折り返す前提で作られた道具です。一方の Excel は、列の幅と行の高さで区切られたセルの格子が土台で、文字の位置はどのセルに入れるかで決まります。そのため、行間の調整や右揃え、縦書きといった操作も Word とは考え方が違います。同じ文書の中で、見積書の合計や消費税のような計算を自動で行えます。入力欄を日付だけに絞ったり、選択肢をリストにしたりする入力の制限も第 4 章の題材です。本書では、印刷の向きや改ページ、余白の設定を第 2 章と第 6 章で、計算と入力の制御を第 4 章で扱っています。

名簿とリストを扱う第 5 章と、印刷を仕上げる第 6 章

1 行に 1 人分、列ごとに同じ種類の値を並べた名簿は、データベース のテーブルと同じ形をしたデータです。第 5 章は「顧客番号」を「0001」と表示する方法、ふりがなの自動表示、性別の選択、入力モードの自動切り替え、連続データの入力、名前の姓だけの列の作成、重複データの削除、表の見出しの固定を扱います。第 6 章は表の拡大印刷、用紙の中央への配置、改ページ位置の指定、2 ページ目以降への見出しの印刷、文書の一部だけの印刷、ヘッダーとフッターへの日付の表示、余白の調整を取り上げます。

版元が挙げる対象と対応する Excel の版

版元が挙げる対象は、Excel でふだん使っている文書を作りたい人と、Excel の便利な機能を使った文書を作りたい人です。関数は文書の中の合計や消費税、商品名の自動表示に使う範囲で登場し、ピボットテーブルによる集計やマクロによる自動化は目次にありません。Excel の本の選び方は Excel / VBA 本ガイド にまとめています。Microsoft の固定ライフサイクルの案内では、Excel 2019 と Excel 2016 の延長サポートは 2025 年 10 月に終了しています。Office 2013 は 2023 年 4 月にサポートが終了しています。本書は、ビジネス文書の基本からレイアウトの複雑な書類、計算と入力の制御、名簿、印刷の仕上げまでを全 6 章に収めています。