今すぐ使えるかんたん Outlook 完全ガイドブック 困った解決 & 便利技 ［Office 2021/2019/2016/Microsoft 365 対応版］

Outlook を使っていて、操作に困ったときやより使いこなしたいときに読む本です。メールの使い方がわからない、連絡先の操作で困ったなど、「こんなことがしたい」「これはどうしたらよいのだろう?」といった疑問に答えます。基本操作だけでなく、メール & 連絡先の細かい機能などもきちんと紹介しています。そのほか、連絡先やタスク、他のアプリとの連携など、Outlook の様々な機能を紹介しています。Outlook 2021/2019/2016 および Microsoft 365 に対応しています。

メールアカウントごとに署名を設定したい、Gmail や iCloud のメールも同じ画面で読みたい、迷惑メールがうまく振り分けられない。メールの送受信そのものには困らなくても、Outlook にはこうした場面で手が止まる設定が数多くあります。『今すぐ使えるかんたん Outlook 完全ガイドブック 困った解決 & 便利技』 (AYURA 著、技術評論社、2023 年 4 月刊) は、版元が「こんなことがしたい」「これはどうしたらよいのだろう?」と表現する疑問に項目単位で答える逆引き型の解説書で、書名どおり Outlook 2021/2019/2016 および Microsoft 365 に対応しています。国立国会図書館などの書誌に登録された書名には「厳選 635 技」という副題が続き、版元が想定する読者は「Outlook の操作や機能をひととおり知りたい社会人」と「パソコン初心者」です。

全 9 章の構成、Outlook の基本からメールと予定表 / 印刷まで

構成は全 9 章で、第 1 章「Outlook の基本」から第 9 章「印刷」まで、目次の項目はすべて「〜したい!」「〜?」の形で並びます。第 1 章は Outlook のおもな機能、バージョンによる違い、Microsoft 365 とは何か、「メール」アプリや Web 版の Outlook.com との違いを押さえたうえで、メールアカウントを自動または手動で設定する項目に入り、Microsoft アカウント / Gmail / iCloud のメールアカウントを設定するとどうなるかも見出しになっています。第 2 章から第 5 章はメールに充てられ、受信と閲覧 (画面の構成、添付ファイルのプレビュー表示や保存、細かい条件を指定した検索)、作成と送信 (署名、大きすぎて送信できない添付ファイル)、整理と管理 (フォルダー、アーカイブ、仕分けルール、分類項目、迷惑メールフィルター)、設定 (10 分おきの送受信、通知音、複数のメールアカウントのメールを 1 つの受信トレイで見る方法、クイック操作、不在時の自動応答メール) と進みます。第 6 章以降は連絡先、予定表 (祝日の追加、会議への出席依頼、予定の内容をメールで送る)、タスク、印刷です。

逆引きで「困った」を解く構成と、仕分けルールに見る自動化の考え方

メールソフトの操作でつまずく原因は、機能が無いことよりも、その機能がどこにあり何と呼ばれているかが分からないことにあります。本書のように困りごとの言葉から項目を探せる構成は、機能名を知らない段階の読者にこそ効きます。中でも第 4 章の仕分けルールは、受信したメールを条件と動作の組み合わせで自動的にフォルダーへ振り分ける仕組みで、目次にはテンプレートの利用、作成したルールの変更、優先順位の変更、削除が項目として並びます。複数のルールが同じメールに当たるときに優先順位で結果が変わるという点は、手作業を仕組みに置き換える 自動化 の考え方の入り口としてよい教材です。第 5 章のクイック操作や、仕分けルールとテンプレートを利用した自動応答メールも、同じ発想の延長にあります。

Microsoft 365 対応版という範囲と 2023 年時点の注意

対応バージョンが書名に明記された本の宿命として、刊行後に画面や機能が変わった箇所は記述と一致しない可能性があり、本書は 2023 年 4 月時点の Outlook を前提に読む必要があります。一方で第 1 章に「Outlook のバージョンによって違いはある?」「Microsoft 365 って何?」という項目があるため、自分の環境がどれに当たるかを最初に確かめられる作りです。国立国会図書館の書誌には索引ありと記録されており、目次の困りごと見出しと 索引 の両方から引けます。通読する教科書というより、必要な項目だけを引く リファレンスとして手元に置く読み方 に向いた本です。

パソコン初心者と社会人という想定読者、向かない人

前提知識はパソコンでアプリを起動できる程度で足り、版元の想定読者もパソコン初心者を含みます。向かないのは、Outlook を組織で管理する側の設定を知りたい人で、公開されている目次には Exchange サーバーの運用や管理者向けの項目は見当たりません。また、メールの仕組みを基礎から順に学ぶ教科書型の構成を求める人には、困りごと単位で独立した項目の並びは回り道に感じられるかもしれません。

毎日 Outlook を開いているのに、署名や仕分けルール、複数アカウントの統合、不在時の自動応答を試したことがない社会人なら、目次を眺めるだけで手を付けたい項目がいくつも見つかるはずです。職場で周囲から Outlook の操作を聞かれる立場の人、初期設定を自分で済ませたい初心者にも、Outlook 2021/2019/2016 と Microsoft 365 の範囲で困りごとを一冊で引ける本書は、投じた時間の回収が早い選択です。