エクセル関数仕事がはかどる! 効率 UP 術

丸一日かかった作業が Excel 関数を使えば、一瞬で処理できる!? 仕事に役立つ技が満載です。驚きの 111 技が大集合。

『エクセル関数仕事がはかどる! 効率 UP 術』 (AYURA 著、技術評論社、2015 年 5 月刊) は、今すぐ使えるかんたん文庫の 1 冊で、仕事で役立つ Excel の関数を実例を交えて紹介する本です。版元は、セルに数値を 1 つずつ入力していては大量のデータを前に仕事が片付かないという場面を挙げ、関数を少し覚えることで仕事がはかどるようになると案内しています。関数を組み合わせて使う技も扱うと説明しており、対象として示しているのは Excel 関数を使いこなしたい人です。書誌の紹介文には、仕事に役立つ 111 の技を集めたとあります。

基本編から自作編まで、全 8 章 111 項目の構成

本書は 8 つの編に 1 章ずつを当て、通し番号 001 から 111 の項目を並べています。第 1 章 (基本編) は関数とは何か、数式の基本、関数のすばやい入力、「関数の挿入」画面、セルの参照方式、語源から関数名の機能を探る方法を扱います。第 2 章 (計算編) は小計と合計の同時計算、累計、指定した商品の合計、端数の切り捨てと四捨五入、消費税の端数処理、発注ケース数、単位の換算を取り上げます。第 3 章 (売上 UP 編) は四半期や年齢層ごとの平均、最高額と最低額、取引件数、順位、売上の予測、平均成長率、中央値、アンケートの集計です。第 4 章 (時短編) は合否や複数条件の判定、ランク付け、エラー表示の置き換え、商品番号からの商品名や価格の自動表示、表の何番目にあるかの検索、連番、ほかのシートからの転記を扱い、第 5 章 (書類作成編) は日付と時刻の取り出しと組み立て、勤務期間と勤務時間、給与、支払日、営業日数の計算に進みます。第 6 章 (快適編) は文字のつなぎ合わせ、ふりがな、余分なスペースや改行の削除、半角と全角の統一、置き換えと分割、数字の数値化、曜日と漢数字の表示を扱います。第 7 章 (組み合わせ編) は項目 072 から 105 で複数の関数を組み合わせた処理を並べ、第 8 章 (自作編) は VBE の起動からユーザー定義関数の作成、保存、使用までを扱います。第 1 章から第 7 章の末尾には、演算子、数式のコピー、数式の修正、セル範囲の名前、シリアル値、値の貼り付け、ワイルドカードを扱うコラムが 1 本ずつ付きます。

セルの参照方式と日付のシリアル値

Excel の数式をほかのセルへコピーすると、参照先のセル番地は既定でコピー先に合わせてずれます。これが相対参照で、税率のセルのように常に同じ場所を指したい時は、行や列の前に記号を付けて固定する絶対参照を使います。この区別を誤ると、1 つのセルでは正しかった数式が表全体にコピーした途端に誤った値を返します。第 1 章はこのセルの参照方式を扱う項目を含みます。Excel は日付を基準日からの日数を表す数値 (シリアル値) として持ち、時刻を 1 日に対する割合として持ちます。日付どうしの引き算で日数が求まるのも、勤務時間を時給と掛け合わせる時に単位の換算が要るのも、この持ち方から来ています。

第 7 章の組み合わせの技と第 8 章のユーザー定義関数

関数の組み合わせは、ある関数の結果を別の関数の引数に渡す入れ子の形で組み立てます。第 7 章には、検索値がない場合にセルを空白にする、住所から都道府県名を取り出す、合計するセル範囲を可変にする、といった項目が並び、検索や文字列の関数と条件の判定を重ねて 1 つの処理にする例を扱います。第 8 章のユーザー定義関数は、Excel に用意されていない計算を VBA で書き、ワークシートの 関数 と同じようにセルから呼び出す仕組みです。Excel の本の選び方は Excel / VBA 本ガイド にまとめています。本書の第 8 章が扱うのはユーザー定義関数で、操作を記録して繰り返すマクロの作り方は目次にありません。本書は、関数の基本から計算、売上の分析、判定と検索、日付と時刻、文字列の操作、関数の組み合わせ、ユーザー定義関数までを全 8 章に収めています。