Excel & Access 連携実践ガイド 〜仕事の現場で即使える ［増補改訂版］

本書は、Excel のデータを Access に移行して、Acceess でデータを管理し、そのデータを Excel に書き出して活用する、という使い方を解説した書籍です。
プログラミングまでは行いたくないけど、Access でデータを管理したい人には、VBA を使わずに Excel と Access の標準機能を使う方法を解説しています。
また、VBA を使い、オリジナルのユーザーフォームを作成して本格的なアプリケーションを作成して行う方法も丁寧に解説しています。
CHAPTER 1 Excel & Access 連携の基礎知識
1-1 Excel の得意・不得意
1-2 Access と連携することのメリット
1-3 連携に必要な技術
1-4 データの運用について

CHAPTER 2 標準機能を使って Excel のデータを Access に書き込む
2-1 Access を利用するための基本
2-2 データの型というルール
2-3 書込に理想的な Excel のシート
2-4 Excel シートを書き込む状態にする
2-5 Access へデータを書き込む
2-6 クエリを使ってデータ表記を統一する
2-7 Access でのデータ管理

CHAPTER 3 VBA を使って Excel のデータを Access に書き込む
3-1 テーブルを作成する
3-2 VBA の基礎知識
3-3 VBA コード内で ADO と SQL を利用する
3-4 複数のレコードを一度に書き込む
3-5 関数の戻り値によって動作を変える

CHAPTER 4 標準機能を使って Access のデータを Excel に読み込む
4-1 テーブルをエクスポートする
4-2 条件に一致するものだけを読み込む
4-3 条件を設定して実行する
4-4 クエリをエクスポートする
4-5 クエリの種類とその他の活用方法

CHAPTER 5 VBA で専用フォームを作成して Access のデータを Excel に読み込む
5-1 Excel で専用フォームを作成するための知識
5-2 データを読み込むための準備
5-3 「メニュー」フォームを作成する
5-4 読込機能を実装する

CHAPTER 6 専用フォームを使って Excel からデータを追加・更新・削除する
6-1 データの追加・更新・削除用のフォームを作成する
6-2 データの追加・更新・削除に対応する VBA を記述する
6-3 読込機能を拡張するフォームを作成する
6-4 フォームに合わせて読込のコードを変更する
6-5 自分用にカスタマイズするには

CHAPTER 7 列数の多い Excel シートを分割し Access の複数テーブルで利用する
7-1 列数が増え過ぎて見づらくなったテーブル
7-2 シートを分割する
7-3 複数のテーブルを利用する
7-4 Access にエクスポートする
7-5 主キーとリレーションシップ
7-6 複数のテーブルをまたいでデータを抽出する
7-7 コードを複数テーブルに対応させる

CHAPTER 8 ［完全版］Excel & Access 連携アプリケーション
8-1 Excel のシートを作成する
8-2 Access のテーブルを作成する
8-3 一括書込のコードを拡張する
8-4 「データ読込」フォームを拡張する
8-5 「編集」フォームを拡張する
8-6 追加/更新のコードを対応させる

Appendix 付録
A-1 デバッグするには
A-2 エラーが起きた場合には

Excel で管理している表の行数が増え、複数人での更新が重なると、ファイルの破損や転記ミスが業務を止める原因になります。『Excel & Access 連携実践ガイド 〜仕事の現場で即使える [増補改訂版]』 (今村ゆうこ 著、技術評論社、2021 年 7 月刊) は、Excel のデータを Access に移して Access 側でデータを管理し、必要なデータを Excel に書き出して活用するという役割分担を、VBA を使わない標準機能の経路と、VBA でユーザーフォームを作り込む経路の両方で解説する実務書です。版元が対象読者として挙げるのは、データを Access で管理し Excel で分析したいビジネスマンで、著者の今村ゆうこ氏は刊行時点で非 IT 系企業の情報システム部門に所属し、Web 担当と業務アプリケーション開発を手掛けています。

全 8 章と付録の構成、標準機能の連携から VBA アプリケーションまで

構成は CHAPTER 1 から CHAPTER 8 までの全 8 章と付録です。CHAPTER 1 は Excel と Access を連携するための基礎知識で、Excel の得意 / 不得意、Access と連携することのメリット、連携に必要な技術、データの運用について扱います。CHAPTER 2 と CHAPTER 4 は VBA を使わず標準機能だけで進める経路で、データの型というルール、書込に理想的な Excel のシート、Access へのデータの書き込み、クエリを使ったデータ表記の統一、テーブルとクエリのエクスポート、条件に一致するものだけを読み込む方法までを扱います。CHAPTER 3 は VBA の基礎知識から VBA コード内で ADO と SQL を利用し、複数のレコードを一度に書き込む方法へ進み、CHAPTER 5 と CHAPTER 6 では Excel 側に専用フォームを作成して Access のデータを読み込み、追加 / 更新 / 削除する機能を実装します。CHAPTER 7 は列数が増え過ぎて見づらくなったテーブルをシート分割し、主キーとリレーションシップを設定して複数のテーブルをまたいでデータを抽出する章で、CHAPTER 8 はそれまでの部品を統合した完全版の連携アプリケーションを組み上げます。付録はデバッグするには、エラーが起きた場合にはの 2 節です。

Excel と Access の役割分担、ADO と SQL で結ぶ技術背景

表計算ソフトの Excel は 1 枚のシートに入力 / 計算 / 表示が同居し、見た目を自由に整えられる反面、同じ顧客名を何度も入力する冗長性や、複数人が同時に編集できない制約、列ごとにデータ型が強制されないことによる不整合を抱えやすい構造です。一方の Access はリレーショナル データベース として、テーブルごとにフィールドのデータ型を定め、主キーで行を一意に識別し、テーブル間をリレーションシップで結んで整合性を保ちます。本書が前半でデータの型というルールや書込に理想的なシートの形を先に扱うのは、Access 側へ移す前にデータの形を揃えないと連携そのものが破綻するためで、CHAPTER 7 で列数の多いシートを複数テーブルに分割して主キーとリレーションシップを設定する流れは、データベース設計でいう 正規化 の考え方を身近な業務データで体験する構成になっています。VBA 側の中核は ADO (ActiveX Data Objects) 経由で Access に接続し、SQL 文で抽出 / 追加 / 更新 / 削除を行う技法で、ここを押さえると Excel はデータの保管庫ではなく、Access に蓄えたデータを取り出して見せるフロントエンドとして使えるようになります。

Access や VBA が未経験でも入れる前提知識と、増補改訂版で変わった点

前提知識は Excel の通常操作ができることで、Access を触ったことがなくても CHAPTER 2 の Access を利用するための基本から始められます。VBA についても CHAPTER 3 に VBA の基礎知識の節が置かれ、プログラミングまでは行いたくない人は標準機能の経路だけでも Access でのデータ管理を始められる二段構えです。著者の一言によれば、本書は著者にとって初めての執筆となった連携本の改訂版で、「初版からコードを大幅に見直し、図解も増やして」執筆したとされています。刊行は 2021 年 7 月で、国立国会図書館の書誌には Excel/Access 2019/2016/2013 と Microsoft 365 の対応版である旨の注記があります。Excel と Access の画面や機能は刊行時点のものを前提に読み、手元の環境との差分は確かめながら進めることになります。

向かないのは、Access 単体のフォームやレポート機能を深く学びたい人や、既に SQL Server などのサーバー型データベースで業務システムを運用している人で、本書は Excel を入り口にした Access 活用に焦点を絞っています。VBA の文法を体系的に学ぶ入門書でもないので、VBA を一から学びたいなら Excel / VBA 本の選び方 で紹介している入門書と併読するのが近道です。逆に、部署の顧客リストや案件台帳が Excel の限界に達しつつあり、専用システムを発注する予算も時間もない担当者にとっては、標準機能で連携を始め、必要に応じて VBA のフォームへ育てていく本書の道筋は、投じた時間をすぐ現場で回収できる現実的な選択です。